Was sind die sieben internen Kontrollverfahren im Rechnungswesen?

Interne Kontrollen sind Richtlinien und Verfahren, die eingeführt werden, um die fortgesetzte Zuverlässigkeit von Buchhaltungssystemen sicherzustellen. Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind in der Buchhaltungswelt von größter Bedeutung. Ohne genaue Buchhaltungsunterlagen können Manager keine fundierten Finanzentscheidungen treffen, und Finanzberichte können Fehler enthalten. Interne Kontrollverfahren in der Rechnungslegung können in sieben Kategorien unterteilt werden, die jeweils Betrug verhindern und Fehler identifizieren sollen, bevor sie zu Problemen werden.

Trinkgeld

Die sieben internen Kontrollverfahren sind Aufgabentrennung, Zugangskontrollen, physische Audits, standardisierte Dokumentation, Versuchsbilanzen, regelmäßige Abstimmungen und Genehmigungsbehörden.

Aufgabentrennung

Die Aufgabentrennung beinhaltet die Aufteilung der Verantwortung für Buchhaltung, Einzahlungen, Berichterstattung und Prüfung. Je weiter die Aufgaben getrennt sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein einzelner Mitarbeiter betrügerische Handlungen begeht. Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Buchhaltungsmitarbeitern kann die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen zwei oder mehr Personen oder die Anforderung, dass kritische Aufgaben von Mitarbeitern überprüft werden müssen, denselben Zweck erfüllen.

Zugriffskontrollen für das Buchhaltungssystem

Durch die Kontrolle des Zugriffs auf verschiedene Teile eines Buchhaltungssystems über Kennwörter, Sperren und elektronische Zugriffsprotokolle können nicht autorisierte Benutzer vom System ferngehalten werden, und gleichzeitig kann die Verwendung des Systems überprüft werden, um die Fehlerquelle oder Unstimmigkeiten zu ermitteln. Eine robuste Zugriffsverfolgung kann auch dazu dienen, Versuche eines betrügerischen Zugriffs zu verhindern.

Physische Prüfungen von Vermögenswerten

Die physischen Audits umfassen die Handzählung von Bargeld und alle im Buchhaltungssystem erfassten physischen Vermögenswerte wie Inventar, Materialien und Werkzeuge. Die physische Zählung kann gut versteckte Diskrepanzen bei den Kontensalden aufdecken, indem elektronische Aufzeichnungen vollständig umgangen werden. Das Zählen von Bargeld in Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals täglich erfolgen. Größere Projekte wie das Handzählinventar sollten seltener durchgeführt werden, möglicherweise jährlich oder vierteljährlich.

Standardisierte Finanzdokumentation

Die Standardisierung von Dokumenten, die für Finanztransaktionen verwendet werden, wie Rechnungen, interne Materialanforderungen, Bestandsbelege und Reisekostenabrechnungen, kann dazu beitragen, die Konsistenz der Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum hinweg aufrechtzuerhalten. Die Verwendung von Standarddokumentformaten kann die Überprüfung früherer Datensätze bei der Suche nach der Ursache einer Diskrepanz im System erleichtern. Ein Mangel an Standardisierung kann dazu führen, dass Elemente bei einer solchen Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.

Tägliche oder wöchentliche Testguthaben

Die Verwendung eines doppelten Buchführungssystems erhöht die Zuverlässigkeit, indem sichergestellt wird, dass die Bücher immer ausgewogen sind. Trotzdem ist es immer noch möglich, dass Fehler zu einem bestimmten Zeitpunkt ein System mit doppelter Eingabe aus dem Gleichgewicht bringen. Durch die Berechnung der täglichen oder wöchentlichen Testguthaben können Sie regelmäßig einen Einblick in den Zustand des Systems erhalten und Unstimmigkeiten so früh wie möglich erkennen und untersuchen.

Periodische Abstimmungen in Buchhaltungssystemen

Gelegentliche Buchhaltungsabstimmungen können sicherstellen, dass die Salden in Ihrem Buchhaltungssystem mit den Salden auf Konten anderer Unternehmen, einschließlich Banken, Lieferanten und Kreditkunden, übereinstimmen. Bei einer Bankabstimmung werden beispielsweise Barguthaben und Aufzeichnungen von Einzahlungen und Einnahmen zwischen Ihrem Buchhaltungssystem und Kontoauszügen verglichen. Unterschiede zwischen diesen Arten von ergänzenden Konten können Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihren eigenen Konten aufdecken, oder die Fehler können von den anderen Entitäten stammen.

Anforderungen der Genehmigungsbehörde

Wenn bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen autorisieren müssen, können sie den Buchhaltungsunterlagen eine zusätzliche Verantwortung hinzufügen, indem sie nachweisen, dass Transaktionen von den zuständigen Behörden gesehen, analysiert und genehmigt wurden. Das Erfordernis der Genehmigung für große Zahlungen und Ausgaben kann beispielsweise verhindern, dass skrupellose Mitarbeiter große betrügerische Transaktionen mit Unternehmensmitteln durchführen.