Was passiert, wenn Sie die W-2-Frist für Mitarbeiter nicht einhalten?

Nach Angaben des Internal Revenue Service sollten W-2-Formulare für Formulare aus dem vorherigen Kalenderjahr bis spätestens 31. Januar an die Mitarbeiter versandt werden. Während Mitarbeiter sie an diesem Datum möglicherweise nicht per Post erhalten, müssen sie zumindest zu diesem Zeitpunkt versandt werden. Für Unternehmen, die dieses spezielle Protokoll nicht befolgen, kann dies Konsequenzen haben.

Verärgerte Mitarbeiter vermeiden

Abgesehen von offiziellen Problemen, die Sie möglicherweise mit dem Internal Revenue Service (IRS) haben, weil Sie W-2-Formulare nicht rechtzeitig versenden, müssen Sie sich möglicherweise mit einer Gruppe sehr verärgerter Mitarbeiter befassen, von denen viele wahrscheinlich erwarten eine Steuererklärung. Mitarbeiter können nicht nur Beschwerden bei Ihnen, sondern auch beim IRS einreichen, was weitere Untersuchungen in Ihrem Unternehmen anregen kann, wenn zahlreiche Beschwerden zu diesem Problem eingereicht werden.

IRS Fine Assessment

Das IRS staffelt Geldstrafen basierend darauf, wie spät Ihre W-2-Formulare eingereicht werden. Für W-2, die innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit eingereicht werden, wird eine Strafe von 50 US-Dollar pro Formular verhängt, für ein kleines Unternehmen maximal 187.500 US-Dollar. Für Formulare, die vor dem 1. August, aber später als 30 Tage eingereicht wurden, steigt die Strafe auf 100 USD pro Formular und eine Höchststrafe von 536.000 USD. Die Höchststrafe beträgt 260 USD pro Formular bis zu 1.072.500 USD pro Jahr für Formulare, die nach dem 1. August eingereicht wurden.

Sicherstellung genauer Formulare

Zusätzlich zum pünktlichen Versand der W-2-Formulare müssen Sie auch sicherstellen, dass diese Formulare korrekt sind. Laut der IRS-Website hat diese Person das Recht, Sie auf Schadensersatz zu verklagen, wenn Sie dem IRS ein W-2-Formular vorlegen, in dem behauptet wird, Sie hätten einem bestimmten Mitarbeiter einen bestimmten Geldbetrag gezahlt, und dies nicht. Es wird eine Strafe von 530 USD pro Formular ohne Höchstbetrag verhängt. Möglicherweise müssen Sie für die Einreichung des falschen Dokuments eine Geldstrafe in Höhe von 5.000 US-Dollar Schadensersatz zahlen, die möglicherweise strafrechtlich verfolgt wird.

Aufzeichnungen und Kommunikation

Manchmal, wenn Sie Ihren Mitarbeitern zumindest mitteilen, dass Sie mit Ihren W-2 im Rückstand sind, aber daran arbeiten, sie herauszuholen, kann es manchmal zu weniger Unzufriedenheit kommen, als wenn Sie überhaupt nichts sagen. Wenn Sie eine W-2 fristgerecht versenden, diese aber wegen einer schlechten oder alten Adresse an Sie zurücksenden lassen, öffnen Sie sie nicht und werfen Sie sie nicht weg. Fügen Sie es in die Datei des Mitarbeiters ein und speichern Sie es, falls er Sie später für das Formular kontaktiert. Sie haben zumindest den Beweis, dass Sie versucht haben, es zu senden.