Wie funktioniert eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Darin sind die Artikel aufgeführt, die der Käufer zu einem bestimmten Preis kaufen möchte. Außerdem werden der Liefertermin und die Zahlungsbedingungen für den Käufer aufgeführt. Bestellcomputersysteme haben den Einkaufsprozess effizienter gestaltet und ermöglichen eine bessere Bestands- und Zahlungsverfolgung.

Bestellzwecke

Bestellungen werden normalerweise verwendet, wenn ein Käufer Vorräte oder Inventar auf Rechnung kaufen möchte. Dies bedeutet, dass der Lieferant die gekauften Artikel vor der Zahlung liefert oder versendet, wobei die Bestellung als Risikoschutz dient. Neben dem rechtlichen Schutz sind Bestellungen sowohl für die Bestandsverwaltung als auch für die Zahlungsverfolgung von Bedeutung. Bestellungen helfen Lieferanten dabei, den bestellten Bestand mit dem versendeten und verfügbaren Bestand zu vergleichen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

Sie ermöglichen es dem Lieferanten auch zu verfolgen, wann Zahlungen für bestimmte Bestellungen geleistet wurden. Käufer haben Kopien von Bestellungen, die sie aufgeben, um den rechtzeitigen Eingang der Artikel zu überwachen.

Einreichung einer Bestellung

Die Bestellung wird vom Käufer erstellt, häufig über eine Einkaufsabteilung. Dieser Prozess wird normalerweise mit elektronischen Softwaresystemen durchgeführt, die eine bessere Verfolgung und elektronische Übermittlung von Bestellungen an den Lieferanten ermöglichen. Die Bestellung oder Bestellung enthält normalerweise eine Bestellnummer, die nützlich ist, um Sendungen mit Einkäufen abzugleichen. ein Versanddatum; Rechnungsadresse; Lieferanschrift; und die Anfrage Artikel, Mengen und Preis. Softwareprogramme haben normalerweise Eingabefelder für jedes kritische Datenelement. Der Käufer füllt einfach die Felder aus, bevor er die Bestellung bearbeitet und versendet.

Bestellabwicklung

Sobald der Käufer die Bestellung abschickt, wird ein laufender Kauf erstellt. Der Status der Bestellung bleibt so lange in Bearbeitung, bis die bestellten Artikel beim Lager des Käufers eingegangen sind. Sobald das Inventar physisch eingegangen ist, wird es normalerweise in das Inventar gescannt und mit der richtigen Bestellung abgeglichen. Die Bestellung wird als bearbeitet oder zahlungspflichtig markiert.

Der Käufer trägt seine Verantwortung für den Kauf, wenn er die Zahlung überweist. Um eine genaue Gutschrift für die Zahlung zu gewährleisten, sollte in der Zahlung die Bestellnummer oder die Firmenkontonummer angegeben werden.

Lieferantenverwendung von Bestellungen

Lieferanten verwenden Bestellungen zur Auftragserfüllung und Zahlungsabwicklung. Nach Erhalt wird die Bestellung verwendet, um das gekaufte Inventar für Verpackung und Versand abzurufen. Sobald das Inventar gezogen ist, wird eine Rechnung basierend auf den Artikelbestellungen erstellt und für den Versand vorbereitet. Beim Versand der Produkte zeichnet der Lieferant die Sendung in seinem Inventarsystem auf.

Die Bestellung wird elektronisch eingereicht, wobei häufig auch Papierkopien eingereicht werden. Die Bestellung wird als ausgefüllt oder als Zahlungstermin markiert. Wichtige Zahlungserinnerungsdaten und -fristen werden festgelegt. Dies ist für den Lieferanten wichtig für eine gute Zahlungsüberwachung und Durchsetzung der Kreditrichtlinien.